Welche Kommunikation brauchen die Mitarbeiter im Homeoffice?

Das fragte vor ein paar Tagen das Wirtschaftsmagazin Forbes vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie. Unternehmen, die in den letzten Jahren Homeoffice-Konzepte eingeführt haben, haben aktuell einen deutlichen Wettbewerbsvorteil. Und zum Homeoffice-Konzept gehören funktionsfähige Kommunikationsplattformen, damit Mitarbeiter und Partner weiterhin zusammenarbeiten können und die Kommunikation über die nächsten Tage nicht verstummt.

Zugegeben, ein großes Plattform-Relaunch-Projekt wird aktuell niemand vom Zaun brechen. Das ist meistens auch gar nicht nötig. Was aber können wir tun, um die Situation mit dem aktuellen Setup zu verbessern und zwar in den nächsten Tagen? Häufig scheitert es gar nicht an der Technologie. Vielmehr scheitert es an fehlender Kommunikation. Der Mensch weiß nicht, wie die Technologie am besten eingesetzt wird.

Die gute Nachricht ist, wenn wir jetzt etwas Aufwand in Kommunikation stecken, können wir unseren Unternehmen sehr viel helfen. Hier sind drei Bereiche, in denen wir die Situation kurzfristig verbessern können:

Web Meeting Tools

In den nächsten Tagen werden Team Meetings wohl überwiegend virtuell stattfinden. Web Meeting Tools, wie Cisco WebEx, Microsoft Teams oder Zoom, haben große Vorteile gegenüber der Telefonkonferenz. Es macht doch viel mehr Spaß, wenn man seine Gesprächspartner sieht und die Arbeitsoberfläche des Computers übertragen kann, oder? Die Hoffnung des Marktes in diese Technologie ist zumindest riesig. Der Nachrichtensender CNBC bemerkte gerade: “Videoconferencing software company Zoom has been one of the biggest winners from the crisis. Its stock is up about 67% so far this year.” Bleibt die Frage, ob sich diese Euphorie auch auf die Mitarbeiter überträgt. Können Ihre Mitarbeiter Ihr Web Meeting Tool effektiv nutzen?

Nicht in allen Unternehmen gibt es das Standard-Tool, das Homeoffice-kompatibel für alle Mitarbeiter zur Verfügung steht. Leider sind diese Tools zueinander inkompatibel. Unternehmen sollten sich für eines entscheiden. Sind Sie sich sicher, welches Tool für alle Homeoffice-Mitarbeiter einsetzbar ist? Bei der Beantwortung dieser Frage sollte der IT-Sicherheitsbeauftragten des Unternehmens einbezogen werden, damit es nicht an Security Guidelines oder den Firewalls des Unternehmens scheitert.

Viele Mitarbeiter sind nicht geübt im Einsatz dieser Technologie und fühlen sich deshalb unwohl. Dem kann mit Kommunikation entgegengewirkt werden. Dabei brauchen Mitarbeiter nicht nur eine einfache, verständliche Bedienungsanleitung für die Tool-Funktionen. Gerade ein Web Meeting mit mehreren Teilnehmern hat eine andere Dynamik als eine Präsenz-Meeting:

• Wenn ein Teilnehmer die Software erst runterladen oder den richtigen Link suchen muss, kann es zu Verspätungen kommen. Das darf eingeplant werden.
• Aufgrund der Übertragungsverzögerung darf man während des Meetings besonders darauf achten, sich gegenseitig aussprechen zu lassen. Ansonsten werden die Teilnehmer schnell aneinander vorbeireden.
• Gerade die Kamerafunktion hilft sehr, den non-verbale Teil der Kommunikation zu übertragen. Viele lehnen dies jedoch ab, da z.B. der Einblick ins Homeoffice zu sehr in die Privatsphäre eindringt.
• Auch wenn die Tools inzwischen einen hohen Reifegrad erreicht haben, kommt es dennoch erstaunlich häufig zu technischen Übertragungsproblemen, wie einfrierenden Kamerabildern. Die Gründe können vielfältig sein und werden in den meisten Fällen nicht innerhalb der nächsten Tage behoben.

Alles in allem kann eine gute Kommunikation jetzt dafür sorgen, dass jedem Mitarbeiter bekannt ist, welches Tool wie eingesetzt wird. Außerdem kann sie die Erwartungen des Mitarbeiters an sich selbst, an andere Teilnehmer und an die Technologie etwas steuern.

Team Collaboration Tools 

Der Austausch mit den Kollegen im Büro wird vielen fehlen, einigen vielleicht auch nicht. Aber entsteht nicht gerade durch diese zufälligen Kontakte ein Wir-Gefühl? Außerdem fördert der Austausch neue Ideen. Die soziale Integrationskraft der Kaffeemaschine wird eine Software natürlich nicht ersetzten können. Team Collaboration Tools helfen dennoch sehr, verteilte Teams zusammenzuhalten. Die Funktionen sind sehr unterschiedlich, wie Team Chat, Task Planung und Dateiaustausch. Es gibt Tools, in dem diese Funktionen mehr oder weniger gut vereint sind, wie bei Google G Suite und Microsoft Teams. Teilweise werden auch mehrere Tools für spezielle Aufgaben eingesetzt, wie Slack, Trello, Jira oder Dropbox.

Hat ein Unternehmen diese Tools eingeführt und werden sie von den Mitarbeitern intensiv eingesetzt, ist dies eine hervorragende Grundlage für die Zusammenarbeit der nächsten Tage. In den meisten Unternehmen findet man aktuell eine Mischung aus Microsoft Teams und mehreren anderen Tools. Nicht selten herrscht Verwirrung über Vielfalt und Funktionalitäten. Wichtig ist jetzt für die Mitarbeiter zu wissen, welches Tool sie für welchen Zweck einsetzen können und wie es funktioniert. Häufig existieren diese Info-Materialien schon. Mit Blick auf die anstehende Homeoffice-Situation, werden sie jedoch in einer so einfachen und übersichtlichen Form benötigt, dass sie auch von jedem verstanden werden.

Wer schon einige Zeit mit den Tools arbeitet wird es kennen: Ohne ein paar Regeln, wie z.B. die Dateiablage oder die Berechtigungen strukturiert werden, herrscht bald Chaos. Damit das Durcheinander nicht die Zusammenarbeit wieder ausbremst, ist es gut, die wichtigsten Regeln nochmal zu wiederholen.

Employee app

Eine ganze Reihe an Unternehmen ermöglichen den Zugriff auf Intranet-Nachrichten und -Beiträge per Smartphone-App. Sie ist gerade jetzt eine hervorragende Möglichkeit für Unternehmen, mit den Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben. Haben Sie eine Mitarbeiter-App und wenn ja, wissen ihre Mitarbeiter, wie sie dies auf ihrem Handy installieren und nutzen können?

Wird die App bei Ihnen auch seltener verwendet als das Intranet per PC-Browser? In vielen Unternehmen liegt es zum einen daran, dass bislang Mitarbeiter einfach weniger Interesse an einer App hatten. Zum anderen ist die Installation leider auch sehr häufig einfach zu kompliziert. Gelegentlich gibt es spezielle Logins, die aus IT-Sicherheitsgründen in mehreren Stufen stattfinden. Es ist sinnvoll hier detaillierte, verständliche Anleitungen per Email zu verteilen, vielleicht sogar einen Remote-Support über andere Kanäle bereit zu stellen.

Und auch wenn uns die Bedienung der App maximal intuitiv vorkommt, es geht nicht jedem so. Auf jeden Fall wird eine Anleitung benötigt. Ideal ist natürlich ein interaktives „Walkthrough“ durch alle Features. Eine Kurzanleitung auf einer Seite ist aber besser als nichts. Durch den Corona-bedingten Homeoffice-Boom wird das Interesse an den Apps steigen. Es wäre schade, wenn es dann an fehlender Kommunikation scheitert.

Dies waren die drei Bereiche, in denen wir jetzt mit einer überschaubaren Kommunikation unseren Mitarbeitern die Zusammenarbeit im Homeoffice vereinfachen können. Sind Ihre Kommunikationsplattformen und -Maßnahmen bereit für die Corona-Krise? Wenn Sie nicht sicher sind, kommen Sie auf mich zu! Ich helfe gerne.